Introducción
Pesca en Línea (PEL) es una unidad de negocio de la organización gremial FIPASUR (Federación Interregional de Pescadores Artesanales del Sur) la cual apoya los fines sociales de esta, a través de la compra de recursos del mar a sus asociados a un precio justo, para luego procesarlos, venderlos y de ser necesario distribuirlos. Actualmente debido a una serie de inconvenientes, principalmente causados por la falta de proyección del proyecto, PEL tuvo que cambiar su modus operandi, reformandose como un sistema de maquila, es decir, la obtención de utilidades se logra al proporcionar su infraestructura a otras empresas productoras.
Se plantea en las siguientes secciones, el diseño del proceso de negocio actual para la administración de sus productos y un rediseño post mortem enfocado a la trazabilidad del proceso, a través de la incorporación de mecanismos de control, aplicando filosofías y metodologías tratadas a lo largo del curso de sistemas de información.
En la parte 2 se presenta una revisión bibliográfica con los fundamentos teóricos principales utilizados para la comprensión del problema. En la parte 3 se presenta la metodología con la que se logra conocer y analizar el sistema, en la parte 4 se describe la situación más reciente (previa a maquila) como sistema bien definido, en la parte 5 se presenta la evaluación del proceso, en la parte 6 la propuesta de rediseño y como esta trata con los inconvenientes existentes, en la parte 7 se presenta la descripción del software de apoyo y su validación, en la parte 8 las discusiones principales, finalizando en la parte 9 con las conclusiones.
Revisión bibliográfica
La comprensión del proceso de compra y manejo de productos de PEL involucra el estudio y aplicación de metodologías referentes a sistemas de información y modelado de procesos, destacando: sistema bien definido que nos permitió comprender en profundidad el proceso estudiado, BPMN (Business Process Model and Notation) [1], la cual es una herramienta que permite representar de una forma simplificada procesos de negocio, matriz RACI [2], para juzgar las responsabilidades de los actores dentro de la organización, Lean Thinking y las presentaciones de los compañeros que no permitió complementar nuestro trabajo al recibir el feedback tanto del profesor como de los compañeros, esto nos facilitó el poder revisar y rehacer ciertas falencias encontradas dentro de nuestro avance del trabajo.
Metodología
Para realizar un adecuado análisis de la situación “actual” de Pesca en Línea y poder así identificar cuales eran los inconvenientes o que procesos necesitaban ser mejorados o implementados, hemos definido los siguientes pasos a seguir:
Investigar sobre la empresa en plataforma web y enlaces de interés relacionados.
Identificar los actores del procesos (stakeholders).
Investigar sobre la empresa en plataforma web y enlaces de interés relacionados.
Identificar los actores del procesos (stakeholders).
Entrevista a los actores:
- Entrevista a ex-trabajadores de la empresa
- Entrevista a administrador de la empresa.
Realizar diagrama de proceso (BPMN) de la situación actual.
Elaboración matriz RACI.
Observar el proceso in situ para entender la problemática.
Identificar objetivos generales del proceso, particulares y sus respectivas métricas.
Realizar diagrama de proceso (BPMN) de la situación actual.
Plantear diferentes soluciones a la problemática.
Seleccionar la solución más adecuada.
Realizar diagrama BPMN de la solución
Descripción del sistema
El proceso de negocios estudiado corresponde a la gestión de productos del mar por parte de Pesca en Línea.
Los actores que están presentes en este proceso son:
FIPASUR: Organización gremial encargada de Pesca en Línea.
SERNAPESCA: Entidad controladora y fiscalizadora.
Pescadores locales: Proveedores de materia prima.
El proceso de negocios actual consta de la compra, recepción, procesamiento, almacenamiento y armado de productos del mar.
Compra
Se realiza el contacto con vendedores de las localidades cercanas (pescadores o pequeñas entidades). Una vez realizada la compra, se genera la orden de compra con el proveedor y éste realiza el envío del producto a las instalaciones de FIPASUR. Otra opción es que una vez hecho el contacto, alguien representando a la empresa puede dirigirse al lugar de la compra y la realiza directamente y vuelve a las instalaciones de FIPASUR con el producto.
Recepción
Una vez que el producto ingresa a las instalaciones, este es registrado y revisado (se verifica que lo que se indica en las guías de recepción concuerde realmente con lo que se recibe). En caso de que la verificación resulte exitosa, el producto pasa a la siguiente fase. En caso contrario, el producto es rechazado y devuelto al vendedor. Si el producto es comprado por un empleado de la empresa en las localidades cercanas, el proceso de inspección es menos exhaustivo ya que la inspección visual se realiza fuera de la empresa.
Procesamiento
Una vez recibido el producto, éste es procesado: es decir, revisado, limpiado, fileteado y en caso de no servir, desechado. En base a la comparación del producto que se utiliza (que no es desechado) sobre el producto que ingresa se calcula el rendimiento de cada uno de los productos. Se establece como una medida de efectividad el rendimiento del producto.
Almacenamiento
Para realizar el almacenaje con los parámetros anteriores, se debe rellenar un documento el cual indica que y cuanto producto se está almacenando.
Armado
El armado de los pedidos se realiza después de que se ha generado una orden de compra, Se obtiene dicha orden de compra y según lo especificado se arma el producto para quedar a disposición a la venta o reparto.
Al comprender todos estos factores se da a conocer que el propósito del proceso de negocio es facilitar y favorecer la venta de los productos marinos a los pescadores locales, tomando como entrada productos marinos brutos (sin procesar) y convertirlos en un lote de productos congelados y con los más altos rangos de calidad del mercado.
Sistema bien definido del proceso actual
Proceso: Compra y manejo de productos del mar por Pesca en Línea.
Objetivo General (Qué es lo que hace): Comprar productos del mar a un precio justo y comercializarlos.
Objetivos Específicos (Las actividades para cumplir el objetivo general):
- Compra de productos con entidades de localidades cercanas.
Recepción y verificación de productos.
Verificación de la demanda del producto.
Almacenamiento de productos.
Venta de productos marinos.
Control de higiene.
Medidas de efectividad (Medidas cuantitativas asociadas a cada objetivo especifico):
Las boletas entregadas por los empleados encargados de las compras deben especificar claramente que son de localidades cercanas, si de cada 10 boletas 6 son de localidades cercanas esto se cumple.
Las boletas entregadas por los empleados encargados de las compras deben especificar claramente que son de localidades cercanas, si de cada 10 boletas 6 son de localidades cercanas esto se cumple.
Para los pescados, el peso unitario debe estar dentro de un rango determinado, y en el caso de los mariscos, por ejemplo las navajuelas, deben tener un mínimo de longitud. Si se cumplen estas especificaciones se acepta el producto, si no, se rechazará. Actualmente esta medida de efectividad no se controla por falta de personal.
Si existe una demanda mayor a 100 kg de pescados y mayor a 50 kg para los mariscos, se compran los productos y se comercializan, pero actualmente como la demanda es menor todo lo que se solicite se comercializa.
Si el contenedor de cada producto está sellado de acuerdo a las especificaciones del reglamento interno de la empresa y refrigerado, se cumple esta medida, actualmente existe un 40% de cumplimiento de esta regla debido a que solamente lo refrigeran por falta de personal.
Si se vende mayor a 60% de lo que está en stock, se está cumpliendo la metas mensuales de la empresa.
Inspección sanitaria interna: Se establece una escala de 1 a 7 de la situación de higiene actual. Si la evaluación es mayor o igual a 5, se considera bueno.
Inspección sanitaria interna: Se establece una escala de 1 a 7 de la situación de higiene actual. Si la evaluación es mayor o igual a 5, se considera aceptable.
Medio Ambiente:
Este proceso se realiza de lunes a viernes, desde las 9 de la mañana hasta la hora que se finalice cada tarea, algunos actores afectados por este proceso son los pescadores independientes, ya que a ellos se le compran los productos marinos.
Todas estas actividades se pueden apreciar de mejor manera en el BPMD ilustrado en la figura 1.