Turun yliopiston talouspalvelut perusti tilin avoimen julkaisemisen maksuille vuoden 2017 alussa. Tilille kirjataan kaikki yliopiston kirjanpidon kautta maksettavat laskut, joista on saatavilla tieto, että kyseessä on kirjoittajamaksu.  Tämä koskee sekä yliopiston avoimella rahoituksella että sopimustutkimuksen rahoituksella maksettuja kirjoittajamaksuja. Kirjanpidon ulkopuolelle jäävät vain apurahoilla sekä tutkijoiden henkilökohtaisilla luottokorteilla maksamat kirjoittajamaksut.  

Kirjasto seuraa kirjoittajamaksuja SAP-järjestelmässä ja ottaa maksuista kaksi kertaa vuodessa raportin. Tässä vaiheessa raportti on pelkkää raakadataa, joka sisältää mm. maksajan kustannuspaikan, mahdollisen projektin, kirjauspäivämäärän, maksetun summan ja tekstikentän.

Kirjasto tarkistaa tositenumeron perusteella järjestelmässä kunkin maksun tarkemmat tiedot ja luo excel-taulukon, johon kirjataan seuraavat tiedot:

- tulosyksikkö

- tositenumero

- kustantajan nimi

- julkaisukanavan nimi

- julkaisukanavan ISSN/ISBN

- julkaisun nimi

- onko kyseessä full open access vai hybridi-julkaisukanava

- maksun summa kotivaluuttana.

Mikäli maksu on jokin muu kuin OA tai hybridi -kirjoittajamaksu, tieto poistetaan raportilta (esim. artikkelin kuvitusmaksu tms.).

Lisäksi kirjasto tarkistaa kunkin julkaisun osalta salliiko kustantaja julkaisun rinnakkaistallentamisen ja millä ehdoilla, sekä löytyvätkö  julkaisun tiedot yliopiston tutkimustietojärjestelmästä. Jos tiedot löytyvät, mutta julkaisua ei ole rinnakkaistallennettu, kirjasto tallentaa julkaisun kustantajan ehtojen mukaisesti. Jos tiedot eivät löydy, kirjasto tallentaa julkaisun tiedot ja rinnakkaistallenteen kustantajan ehtojen mukaisesti tutkimustietojärjestelmään.

Yhteenvetoon kirjasto kokoaa myös seuraavat tiedot:

- OA/hybridi APC-maksut,  

- avoimen julkaisemisen määrä, hinnat ja prosenttiosuus tiedekunnittain, laitoksittain, kustantajittain ja lehdittäin,

- niiden julkaisujen määrä, jotka olisi saanut rinnakkaistallentaa, mutta joita ei ollut tallennettu.

Kirjoittajamaksuja maksettiin kirjanpidon mukaan yli 160 000 euroa.  Tästä 70 % oli maksuja full-oa -julkaisukanaviin ja 30 % hybridikanaviin. Oheisista taulukoista selviää tarkemmin APC-maksujen määrät tiedekunnittain, laitoksittain ja kustantajittain.