APC-maksutietoja keräämme tällä hetkellä exceleihin. Maailmalla on kyllä käytössä erilaisia hallinnointityökaluja ja tietokantoja isomman APC-liikenteen hallinnointiin, esim. JISC Monitor https://www.jisc.ac.uk/guides/managing-your-open-access-costs. University College of Londonin kirjasto käyttää itsetehtyä access-tietokantaa, jonka päälle on tehty kevyt käyttöliittymä.
Kirjasto on yrittänyt saada APC-maksuja kirjoittajille edullisemmaksi neuvottelemalla institutional membership eli jäsenyysmaksuja kustantajien open access -ohjelmiin. Näitä jäsenyysmalleja on erilaisia, ja niiden taloudellisuuden ja hyödyllisyyden arviointi on kirjastolle uutta työtä. Uusia malleja pilotoidaan hankkeen puitteissa. Kokemuksia ja mallien hyötyjä voi arvioida parin vuoden päästä, kun saamme riittävää aikasarjaa. OA-kustantajat tarjoavat useimmiten joko deposit-maksua tai vuosittaista jäsenmaksua, jota vastaan kirjoittaja voi julkaista joko ilman APC-maksua tai tietyllä alennusprosentilla.  Esimerkkinä tässä laskelma MDPI-kustantajan jäsenyyssopimuksesta: sen ansiosta kirjasto on säästänyt yliopistolta vuosina 2016-2017 yhteensä CHF 12 526, eli n. € 10 731 verrattuna siihen, että meillä ei olisi sopimusta. BigDeal-sopimuksissa kyse on tietenkin suuremmista summista ja arviointia voimme tehdä vasta, kun kokemusta karttuu riittävästi. APC-maksujen lisäksi avoimen julkaisemisen muita kuluja tulee myös huomioida: Open Access -kustantajien jäsenyysmaksut ja muut OA-tukimaksut kuten COAR ja DOAJ, kulkevat osin historiallisista syistä kirjaston aineistomäärärahoissa, ja osin hankerahoituksesta.
Finelibin neuvottelema Elsevier-sopimus toteutetaan kirjastossa siten, että kirjasto maksaa APC-laskut tutkijoiden puolesta yliopistolta saadun rahoituksen turvin. Helsingin yliopiston kirjaston näkökulmasta kyse on käytännöllisestä ratkaisusta, jonka tarkoituksena on saada keskitetysti tietoa siitä, kuinka paljon Elsevierin sopimukseen liitettyjä artikkeleita julkaistaan ja paljonko se lisää yliopiston kustannuksia. Ratkaisu on määräaikainen ja tarkoitus on kerätä tietoa hybridijulkaisemisesta seuraavaa neuvottelukierrosta varten.
Taylor &Francis sopimus toteutetaan deposit-maksumallilla.  Kirjoittajille ei lähde tässäkään tapauksessa laskua, vaan kirjasto kattaa APC-maksun ja hoitaa laskuprosessin. Kirjasto hallinnoi T&F:n hallintaliittymässä (dashboard) artikkeleita ja maksuja. Elsevier vielä kehittää vastaavanlaista hallintaliittymää, jonka pitäisi tulla jo kevään aikana käyttöön. Alkukangertelujen jälkeen prosessit ovat sujuneet kustantajien kanssa kohtuu hyvin.
Eniten tutkijat ovat meiltä kyselleet seuraavia asioita liittyen kirjoittajamaksuihin:
-          affiliaation määrittelyyn liittyvät –  miten tutkija määritellään, mistä tarkistetaan affiliaatio?
-          saako alennuksen/rahoituksen takautuvasti? Mistä lähtien tuen saa?
-          mitä artikkelityyppejä sopimukset kattavat?
-          mikä CC-lisenssi kannattaa valita? Ja ylipäätään artikkelin jakamisen ehtoihin liittyviä kysymyksiä.
-          voitteko hankkia/liittyä X-lehden tai kustantajan jäsenyysohjelmaan? Ja kuinka pian?
-          teemme teemanumeroa – onko tukea mahdollista saada myös ensi vuonna?
-          mistä näen mitä sopimuksia kirjastolla on minkäkin kustantajan kanssa?
-          mistä näen saako tähän lehteen alennuksia?
-          maksatteko Book Processing Charge-maksuja?
Lisäksi saamme kustantajakohtaisia julkaisuprosessiin liittyviä kysymyksiä: kustantajat muuttavat ja hienosäätävät prosessejaan, päivittävät käyttö- ja hallintaliittymiään, mikä aiheuttaa kysymyksiä meille. Me neuvomme tutkijoita submittaus-työkalujen ja käyttöliitymien tulkitsemisessa.
 
Lisää aiheesta Helsingin yliopiston näkökulmasta:  
http://blogs.helsinki.fi/librarynews/2018/01/24/helsingin-yliopiston-keskitetty-julkaisutuki-rakentaa-tietopohjaa-avoimen-julkaisemisen-kustannuksista/
http://blogs.helsinki.fi/librarynews/2018/02/09/kuinka-paljon-tiedejulkaisut-maksavat-ja-mista-niissa-maksetaan/
 

Jukka Rantasaari: Turun yliopiston APC-maksujen seuranta, tietojen rikastaminen ja tulokset vuodelta 2017