Aalto-yliopistossa toteutettiin Open Access Fund -pilottihanke vuonna 2017. Pilottihankkeen tarkoituksena oli Aallon tutkimuksen näkyvyyden ja vaikuttavuuden edistäminen avoimen julkaisemisen keinoin sekä tiedon kerääminen Aallon julkaisukäytänteistä. Pilotista tiedottaminen toteutettiin Aalto-yliopiston Inside-sivuston, sähköpostin, Open Access -klinikoiden sekä erilaisten Aallon sisäisten tapahtumien avulla. Pilotista tehtiin myös Libguide-sivu (http://libguides.aalto.fi/avoinjulkaiseminen/pilotfund).
Aalto-yliopiston Tutkimus- ja innovaatiopalvelut varasivat pilottiin 120 000 euroa APC-maksuja varten, joka jaettiin kaikkien Aalto-yliopiston laitosten kesken laitoskohtaisiksi kiintiöiksi. Laitosten kiintiöiden suuruudet vaihtelivat paljon, pienimmät kiintiöt olivat 500 euroa ja suurimmat yli 20 000 euroa. Kiintiön suuruus perustui laitosten julkaisuaktiivisuuteen vuosina 2010–2015. Laitoskohtaista kiintiötä ohjeistettiin käyttämään vain, jos ulkopuolista tai erilaisiin hankkeisiin liittyvää rahoitusta ei ollut saatavilla. Lopullisen päätöksen kiintiön käytöstä teki aina laitoksen johtaja.
Pilottihankkeen päivittäisestä hallinnoinnista vastasi kolme tietoasiantuntijaa, joista kaksi tuotti neuvontapalveluja ja seurasi laitoskohtaisia kiintiöitä ja yksi hoiti laskutukseen liittyvät asiat, kuten laskun asiatarkastamisen. Lisäksi tietoasiantuntijat antoivat neuvoja avoimeen julkaisemiseen liittyvistä seikoista, kuten artikkelin tai sen hyväksytyn käsikirjoituksen rinnakkaistallentamisesta. Pilottihanketta varten tehtiin oma tietokanta, jonka avulla toteutettiin laitoskiintiöiden käytön seuraaminen sekä rahoitushakemusten ja artikkelien dokumentointi.
Jotta artikkeli saisi rahoitusta, täytyi julkaisun, jossa artikkeli ilmestyi, täyttää tiettyjä ehtoja. Pilotissa rahoitettiin vain lehti- ja konferenssiartikkelien avointa julkaisemista, joten esimerkiksi kirjojen avointa julkaisemista ja kuvitusmaksuja ei tuettu. Tärkeimmän rahoituskriteerin muodostivat lehtien Julkaisufoorumi-luokitukset: Gold-mallin lehtien Jufo-luokka tuli olla 1, 2 tai 3 ja Hybrid-lehden 2 tai 3, jotta artikkeli saisi rahoitusta.
Käytännössä rahoituksen hakeminen tapahtui vapaamuotoisella sähköpostiviestillä Oppimiskeskuksen tietoasiantuntijoille. Tietoasiantuntijat selvittivät, täyttääkö julkaisu pilottihankkeen ehdot ja onko Oppimiskeskuksella ja kustantajalla sopimuksia alennetuista APC-maksuista. Tämän jälkeen kirjoittajan tuli pyytää laitosjohtajalta hyväksyntä laitoskiintiön käyttöön. Kun lupa oli myönnetty, laitoksen kontrolleri maksoi APC-maksun kustantajalle, jonka jälkeen hän laskutti ko. summan laitoksen kiintiöstä.
Kaikki Aalto-yliopiston Open Access Fund -pilottihankkeeseen varatut rahat käytettiin, ja pilotissa rahoitettiin yhteensä 67 artikkelin avaaminen. Keskimääräinen artikkelin APC-hinta oli 1 955 euroa: Gold-mallin lehdissä APC-maksun keskiarvo oli 2 080 euroa ja Hybrid-mallin lehdissä 1 835 euroa. Gold-mallin lehdissä rahoitettiin 32 julkaistua artikkelia ja Hybrid-mallin lehdissä 35 artikkelia. Rahoitetuista artikkeleista 21 % julkaistiin 1. Jufo-luokan lehdissä, 42 % 2. Jufo-luokan lehdissä ja 37 % 3. Jufo-luokan lehdissä. Eniten artikkeleita julkaistiin Nature Publishing Group -kustantamon lehdissä (14 kpl) ja toisena tuli Elsevier (13 kpl).
Pilottihanke sai paljon positiivisia kommentteja, ja yleisimmin kiiteltiin avoimen tieteen ja avoimen julkaisemisen tukemista. Useat tutkijat kehuivat myös prosessin nopeutta, sillä kaikki tapaukset pyrittiin selvittämään aina saman päivän aikana. Kritiikkiä pilotti sai hallinnollisen prosessin raskaudesta ja kiintiöiden niukkuudesta. Lisäksi moitittiin Jufo-luokkien määräävyyttä: uusilla julkaisuilla ei ole vielä Jufo-luokkaa, joten niissä julkaistuja artikkeleita ei pilotissa myöskään rahoitettu.
Oli tärkeää, että pilottihanke hoidettiin Oppimiskeskuksen kautta, sillä näin aineistosopimusten mukana tulleet APC-maksualennukset saatiin käytettyä. Vuoden 2017 pilotissa Aalto-yliopisto säästi yli 10 000 euroa näiden alennusten ansiosta. Kaiken kaikkiaan Open Access Fund -pilottihanke osoittautui hyvin onnistuneeksi kokeiluksi, ja sitä jatketaankin myös vuonna 2018. Vuoden 2018 Open Access Fund toteutetaan miltei samoin ehdoin, ja ainoa muutos koskee pienimpiä laitoskiintiöitä, jotka on korotettu 500 eurosta 1 000 euroon.