Työryhmä ehdotti, että FinElib järjestäisi jatkossa avoimeen julkaisemiseen ja lisensointiin keskittyviä työpajoja yliopistokirjastoille. Tämä vahvistaisi kirjastoissa jo nyt olevaa tilaussopimusosaamista mm. avoimen julkaisemisen ja APC-maksualennusten osalta. Nämä ns. offset-sopimukset ovat lähivuosina osa hankinnan perusosaamista, joten siihen tarvitaan perehdytystä. Työpajoissa voitaisiin perehtyä mm:
- kustantajien tarjoamien mallien edullisuuden arviointiin
- neuvotteluissa käytettävät tunnusluvut, mittarit, tausta- ja tilastotiedot (esim. aikaisempien vuosien julkaisujen määrät eivät välttämättä ennakoi tulevaa julkaisuaktiivisuutta.
- millaisia lisenssejä kustantajat tarjoavat,
- mitkä artikkelityypit sisältyvät sopimukseen jne.
FinELibin neuvottelemien sopimusten osalta toivoimme, että FinELib antaisi kirjastoille vain yleisen tason tiedot neuvoteltujen sopimusten sisällöstä. Tämän jälkeen kirjastot ohjeistaisivat itse asiakkaansa. Tähän päädyimme Taylor & Francis -APC maksukäytäntöjen kokemusten myötä; siinähän prosessi ei oikeastaan miltään osin toiminut alkuperäisen prosessikuvauksen ja ohjeen mukaisesti. Kirjoittajamaksu-alennusprosessit ovat kustantaja- ja/tai lehtikohtaisia, ja siksi myös tiedotuksellisesti hankalia. Lisäksi kullakin yliopistolla ja sen kirjastolla on erilaisia taloushallinnollisia, tiedotuksellisia ja tutkijoiden neuvontaan liittyviä työnkulkuja. On järkevää luoda tutkijalle mahdollisimman selkeä palvelu: kirjasto ja tutkija keskustelevat ja kirjasto toimii nopeasti suoraan kustantajan kanssa. Tutkijan lähin tuki on oman yliopiston kirjasto.
Vaihtoehto edelliselle kappaleelle:
Kirjoittajamaksu-alennusprosessit ovat kustantaja- ja/tai lehtikohtaisia, ja siksi myös tiedotuksellisesti hankalia. Kullakin yliopistolla ja sen kirjastolla on erilaisia taloushallinnollisia, tiedotuksellisia ja tutkijoiden neuvontaan liittyviä työnkulkuja. On järkevää luoda tutkijalle mahdollisimman selkeä palvelu: kirjasto ja tutkija keskustelevat ja kirjasto toimii nopeasti suoraan kustantajan kanssa. FinELibin neuvottelemien sopimusten osalta toivoimme, että FinELib antaisi kirjastoille vain yleisen tason tiedot neuvoteltujen sopimusten sisällöstä. Tämän jälkeen kirjastot ohjeistaisivat itse asiakkaansa. Tutkijan lähin tuki on oman yliopiston kirjasto.
Käytännöistä
Kirjastojen ja FinElibin kannattaa edellyttää kustantajaa ilmoittamaan kirjoittajamaksualennusmahdollisuudesta suoraan tutkijalle samassa yhteydessä, kun osapuolet solmivat julkaisusopimuksen. Kustantajan verkkosivuilla olevan tiedon tulee olla myös tutkijalle selkeä: onko hän oikeutettu alennukseen ja millaisin ehdoin. Jos kustantaja ei juurikaan kerro alennusmahdollisuudesta, sopimusten alennukset jäävät käyttämättä ja sopimuksista tulee entistä kalliimpia kirjastoille. Tapaus Sage esimerkiksi tähän!
Jos yliopisto tai kirjasto maksaa tutkijan puolesta alennetun kirjoittajamaksun, suosittelemme mieluummin liian väljiä kuin liian tiukkoja kriteerejä. Näin sen vuoksi, että avoin julkaiseminen ja kirjoittajamaksut ovat vielä kohtalaisen uusi asia monelle tutkijalle. Uhkana on siis pikemminkin se, että julkaistaan edelleen maksumuurin takana, jolloin alennukset jäävät hyödyntämättä ja avoin julkaiseminen ei lisäänny.